Vergi mükellefi olan gerçek kişi (şahıslar) ve tüzel kişilerin (şirketlerin), ticari faaliyetleri sırasında belgelendiremediği çeşitli giderleri vardır. Belgesiz yapılan bir çok harcamadan özellikle şehir içi ulaşımda kullanılan otobüs, dolmuş, posta pulu, jeton vb. giderler için Vergi Usul Kanunu’nun emrettiği fiş, fatura veya benzeri bir belge alma imkanı yoktur. Fatura veya benzeri bir belgeye bağlanamayan bu tür giderlerin defterlere yazılıp yazılamayacağı ve bu gider nedeniyle ödenen KDV’nin indirim konusu yapılıp yapılamayacağı uygulamada sürekli tereddüt yaratmaktadır.
Belgesiz masraflar gider yazılabilir mi? Vergi Usul Kanunu’na göre, defter ve kayıtlara yazılacak olan tüm giderlerin, belgeye dayandırılması gerekmektedir. Başka bir ifade ile, belgesiz bir harcamanın, gider olarak yazılması mümkün değildir. Genel kural böyle olmakla birlikte, bunun istisnası olan üç gider türü vardır. Bunlar, Vergi Usul Kanunu’nun “Tevsiki Zaruri Olmayan Kayıtlar” başlıklı 228. maddesinde;
1- Örf ve teamüle göre bir belgeye dayandırılması mutat olmayan (alışıla gelmeyen) çeşitli giderler (örneğin, bahşiş gibi),
2- Belgenin sağlanmasına olanak bulunmayan çeşitli giderler (örneğin, şehir içi dolmuş, otobüs, posta pulu ve jeton harcamaları gibi),
3- Vergi Kanunları’na göre götürü olarak tespit edilen giderler (örneğin, kira gelirlerindeki % 25’lik götürü gider gibi), için ispat edici kağıt aranmayacağı şeklinde hükme bağlanmıştır. Aynı hüküm gereğince, 1 ve 2 No.lu bentlerde yazılı giderlerin gerçek miktarları üzerinden kayıtlara geçirilmesi ve miktarlarının işin genişliğine ve niteliğine uygun bulunması zorunludur. Vergi mükellefleri faaliyetleriyle ilgili olarak yaptıkları giderleri kural olarak belgelendirmek yoluyla defter ve kayıtlarına intikal ettirebilirler. Ancak, yukarıda saydığımız ve belgelendirme şansı olmayan bazı giderlerini defter kayıtlarına nasıl intikal ettireceği hususundaki tereddütler Maliye Bakanlığı’nın 30.06.1992 tarih ve 224444-228-24/53986 Sayılı Özelgesi’nde yapılan açıklama ile giderilmiştir. Özelge ile yapılan açıklamaya göre; fatura ve benzeri belgelere bağlanamayan giderler;
– Faaliyetlerle ilgili olması,
– İşin genişliğine ve niteliğine uygun bulunması,
– Şehir içi ulaşımı (otobüs veya dolmuş) göstermek üzere
– Postaya verilen evrakın niteliğini gösteren bir bordro hazırlanması, – Vergi mükellefi veya yetkilileri tarafından imzalanması veya firma kaşesi basılması halinde, gerçek miktarları üzerinden kayıtlara gider olarak kaydedilebilecektir. Görüldüğü gibi, bu tür giderler belgesiz olarak kayıtlara intikal ettirilebilmektedir. Ancak, burada en önemli husus, kayıtlara gider olarak intikal ettirilen ve dönem kazancından indirilen belgesiz harcamaların, yapılan işin hacmi ve niteliği ile orantılı ve uyumlu olması gerekmektedir. Örneğin; bir lokanta işletmesinin posta pulu, jeton, şehiriçi ulaşım vb. giderleri yok denecek kadar az iken; geniş kitlelere broşür ve posta yolu ile satış yapan bir pazarlama şirketinin posta giderleri ve şehiriçi ulaşım giderleri, harcamalar içinde en fazla olanıdır. Belgesiz giderlerin KDV indirimi KDV’nin mükellefi nihai tüketicidir. Vergi mükellefleri mal alımlarında ödedikleri KDV’leri, mal satışlarında, müşterilerinden tahsil ettikleri, KDV’lerinden mahsup ederler (indirirler). Ancak bu indirim işlemi KDV’nin 34. maddesince;
– Fatura veya benzeri belgelerde ayrıca gösterilmesi,
– Bu belgelerin yasal defterlere kaydedilmesi, koşullarının her ikisinin birlikte gerçekleşmesinin zorunlu olduğu hükme bağlanmıştır. Başka bir anlatımla, KDV Kanunu’nun 29 ve 34. maddelerine göre yüklenilen vergilerin mükelleflerce indirim konusu yapılabilmesi için;
– Yüklenilen KDV, mükellefiyet konusu faaliyet ile ilgili olmalıdır.
– Yüklenilen KDV, indirilebilecek nitelikte olmalıdır (yani 30. madde kapsamına girmemelidir), – KDV, istisnai durumlar hariç olmak üzere fatura veya benzeri belgelerde ayrıca gösterilmelidir.
– Fatura veya benzeri belgeler, vergiyi doğuran olayın meydana geldiği takvim yılı aşılmamak şartıyla yasal defterlere kaydedilmelidir. Buna göre, posta giderleri ile şehir içi ulaşım vb. giderlerin fatura veya benzeri belgeye bağlandığı durumlarda, KDV indirimi açısından herhangi bir sorun bulunmamakta, bu giderler nedeniyle ödenen KDV, indirim konusu yapılabilmektedir. KDV indirimi açısından burada belirtilmesi gereken bir başka husus ise, posta ücretleri ile şehir içi ulaşım (otobüs biletlerinin) giderlerinin belli bir tarifeye göre, KDV dahil olarak belirlendiğidir. Dolayısıyla, bu ücretler nedeniyle fatura veya benzeri belgelerde KDV’nin ayrıca gösterilmesine gerek bulunmamaktadır. KDV dahil olarak belirlenen bu giderlere ait KDV’nin iç yüzde oranı uygulanmak suretiyle hesaplama yapılarak indirilmesi gerekir. İç yüzde oranının formülü ise şu şekildedir; Vergili Bedel x Vergi Oranı / 100 + Vergi Oranı İşletmeye ait şehir içi ulaşım, posta pulu vb. gibi giderlerin fatura veya benzeri belgeye bağlanamadığı hallerde ise, bu giderlere ait KDV’nin indirilip indirilemeyeceği konusunda duraksamaya düşülmektedir.
İşletmelerin faaliyetleriyle ilgili olan ve işin genişliği ve niteliğine uygun bulunan şehir içi ulaşım, posta pulu vb. gibi giderlerin fatura veya benzeri belgeye bağlanamadığı durumlarda, yukarıda belirtildiği şekilde bir liste veya bordro düzenlenerek mükellef ya da yetkilileri tarafından imzalanması veya firma kaşesi basılması koşuluyla, listede veya bordroda yer alan vergi dahil bedeller içerisindeki KDV’nin iç yüzde oranıyla ayrılarak indirilmesi gerekir. Bu verginin indirimi gerek yüklendikleri vergilerin mükellefler üzerinde yük olarak kalmamasını öngören KDV’nin indirim teorisine, gerekse Kanun’un indirim hükümlerine uygundur. Ayrıca bu giderlerin bir liste veya bordro ile belgelendirilmesi VUK yönünden mümkün olduğundan, KDV indirimini fatura veya benzeri belgeye bağlayan KDVK yönünden de herhangi bir sakınca bulunmamaktadır. Maliye Bakanlığınca verilen bir Özelge’de (22.07.1996 tarih ve 0.55-5520-234/33611 Sayılı); “Posta masrafları nedeniyle düzenlenen bordroda yeralan bedel içerisindeki KDV’nin iç yüzde oranıyla ayrılarak indirim konusu yapılması mümkün bulunmaktadır.” şeklinde idari görüş bildirmiş bulunmaktadır. Görüldüğü gibi, özellikle bazı işletmeler açısından önemli meblağlara ulaşan belgesiz harcamaları gider yazmak ve KDV’lerini de indirim konusu yapmak mümkün bulunmaktadır.
Muammer Özkoca
Yeminli Mali Müşavir
muammer@bilgeymm.com
Tlf: 0555 317 59 79